Les frais qu’engendrent les impressions constituent une dépense non négligeable pour plusieurs entreprises. Certaines ne s’en rendent pas forcément compte jusqu’au moment d’avoir la facture mensuelle ou annuelle. À cette étape, le réflexe est de réduire les coûts inutiles pour maximiser les économies. Gérer plus intelligemment le parc informatique est la solution la plus simple pour limiter les frais d’impression. Comment faire ?
1. Passer en revue les habitudes
Ne vous lancez pas dans une réduction hasardeuse des frais avant de comprendre clairement leur source. L’idéal serait d’être plus attentif à la façon dont les impressions sont quotidiennement effectuées. Cela vous permettra d’identifier le volume réalisé par chaque département ou collaborateur. Ensuite, quelles sont les quantités d’impressions couleur ou en noir et blanc ? Vous ferez la même analyse pour le recto simple, et l'impression recto verso.
Les données obtenues seront compilées pour comprendre clairement l’origine du gaspillage.
2. Configurer des impressions plus économiques
Gérer intelligemment le parc informatique consiste principalement à décréter certaines règles. Elles concernent surtout la façon dont les impressions peuvent automatiquement être faites. L'entreprise iT OTO Services vous accompagnera à toutes les étapes du processus, si vous sollicitez son expertise. Les réglages adaptés à vos usages professionnels seront définis, et implémentés à travers un serveur d’impression. C’est lui qui réduira les impressions abusives ou inutiles sans aucune intervention extérieure.
Il ne vous faudra pas un long moment pour apprécier les retombées positives. Elles se traduiront par une baisse conséquente du papier consommé et des autres accessoires.
3. Planifier les maintenances et le suivi
Les pannes liées au parc informatique sont susceptibles d’être contournées grâce à une gestion plus efficace. L’une des actions à mettre en place est la planification des entretiens nécessaires. Cela évitera de se faire surprendre par des pannes, et d’être contraint de remplacer des dispositifs en urgence. Ces situations entrainent généralement des dépenses non négligeables. Le mieux serait de mettre en place des mécanismes de suivi constant des quantités restantes de papier et d’encre.
Tout cela sera ensuite encadré par une convention claire de maintenance pour assurer le parfait état des équipements. Les risques que le service de l’entreprise soit interrompu par une indisponibilité l’impression seront réduits.
